لماذا تختلف قيمة العقد عن ربح المشروع؟
افصل قيمة التعاقد والفواتير والتحصيل والتكلفة لتقرا مشروعك بوضوح
ابدا باربعة ارقام منفصلة
قيمة العقد تعبر عن نطاق الاتفاق قيمة الفواتير توضح ما صدر به طلب دفع المبالغ المحصلة توضح النقد الذي وصل والتكاليف تعبر عن الموارد المستهلكة او الالتزامات المسجلة خلط هذه الارقام يعطي صورة غير دقيقة، احتفظ بكل قيمة في حقلها المناسب، ووضح للفريق متى تعد الفاتورة مدفوعة حتى لا تتحول حالة السجل الى بديل غير دقيق عن مراجعة التحصيل
اربط المصروف بالمشروع عند تسجيله
حدد المشروع ونوع المصروف ومستنده وتاريخه عند صرف قطعة غيار الى امر عمل، يجب ان تظهر حركتها وتكلفتها في السياق نفسه، دون ادخال يدوي ثان قد يسبب الازدواجية، في ميدان يرتبط صرف المواد من امر العمل بالمخزون ومصروف المشروع، لذلك راجع السجل الناتج قبل اضافة مصروف يدوي لنفس المواد
فرق بين حركة النقد والربح المحاسبي
طرح المصروفات المسددة من التحصيل يعطي قراءة لحركة النقد، وليس بالضرورة ربحا محاسبيا عرض الربحية يحتاج تحديد اساس الحساب والفترة ومعالجة المستحقات بالتعاون مع المحاسب، مؤشر المشروع في ميدان يقارن قيمة الخدمات قبل الضريبة للفواتير المعلمة مدفوعة بالمصروفات المسجلة، وهو ملخص تشغيلي يحتاج تفسير المحاسب عند استخدامه
راجع الانحراف مبكرا
قارن التكلفة المسجلة بالميزانية وبنسبة العمل المنجز ناقش اسباب الانحراف: مواد اضافية، اعادة تنفيذ، نطاق جديد، او تقدير اولي غير مناسب رقم الانحراف مفيد عندما يقود الى اجراء محدد، راجع نسبة الانجاز التي يسجلها الفريق مع التكلفة الفعلية، فالميزانية وحدها لا توضح ان كان المشروع متقدما في التنفيذ او يستهلك موارده مبكرا
اجعل التقرير قابلا للتتبع
ينبغي ان يتمكن المراجع من الانتقال من ملخص المشروع الى المصروف او امر العمل الذي انتج الرقم احتفظ بالمراجع، وحدد تاريخ التقرير واساس حسابه حتى تكون المقارنات بين الفترات عادلة، عند تصدير تقرير، راجع المرشحات والفترة والسجلات المشمولة، وشارك النسخة المناسبة مع من يحتاجها دون اعتبار الملخص بديلا عن المستندات الاصلية